Muchos nos han preguntado cómo logramos seguir funcionando y cumpliendo los compromisos pese a las restricciones que imponen las medidas sanitarias y de distanciamiento social por COVID-19.
El teletrabajo es parte de nuestra forma de trabajo desde siempre, así que ya contábamos con la cultura, la organización y las tecnologías necesarias. Sí fue nuevo para los que tenemos hijos en casa el compartir los dispositivos y compatibilizar nuestro horario laboral con los de sus clases online, pero como todo en la vida, nos hemos estado arreglando.
Pero lo que queremos compartir, son datos de las herramientas que usamos para el trabajo colaborativo, que son muchas y con los más diversos resultados. Es un listado sin orden de prioridad, porque es lo que nos ha servido a nosotros, pero son buenas herramientas que nos solucionan la vida en:
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Comunicaciones
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Planificación y seguimiento de tareas
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Trabajo colaborativo
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Gestión de contenidos
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CRM
1. Comunicaciones:
Reuniones online: Estamos todo el tiempo en Whatsapp, lo manejamos en nuestros celulares pero mayoritariamente desde nuestros computadores. Para las reuniones virtuales usamos Google Meet, Microsoft Skype (cada vez menos) y Zoom siempre con contraseña.
eMail: Toda nuestra correspondencia está en nuestro propio hosting y pese a que valoramos todas las herramientas de Google Suite (G Suite), preferimos mantener nuestra correspondencia y la de nuestros clientes de hosting en privado.
2. Planificación, seguimiento de tareas y trabajo colaborativo:
Hemos pasado por varias plataformas, nuestras favoritas:
Trello: Su base fue una representación gráfica de tareas en tres estados: ToDo - Doing - Done, pero sus posibilidades son hoy mucho mayores que eso.
Nosotros creamos un muro distinto por cada tipo de servicio (desarrollo web a la medida, gestión de redes sociales de clientes, hosting, etc) y organizamos todas las tareas que debemos abordar en una columna por cada cliente. Podemos poner un encabezado con los datos de contacto del cliente, listas de actividades por realizar, con fecha de vencimiento, checklist, depósito de documentos enviados, configuraciones, código base, etc. etc. etc.
Trello permite adjuntar archivos, así que allí cargamos las minutas, cotizaciones, definiciones, planillas, imágenes, etc.
Trello permite agregar una infinidad de plugins que hacen más potente el trabajo en equipo y conectarlo a otros servicios online. www.Trello.com
Monday: Llegamos a esta plataforma porque era la manera que un partner hacía seguimiento a las oportunidades de negocio, si lo miramos como una planilla, cada fila era para identificar a potenciales clientes y en cada columna era para supervisar un parámetro importante: grado de avance, último contacto, precio ofertado, fecha de cierre, etc.
Pero las posibilidades de uso son casi infinitas para el trabajo colaborativo y el mismo sitio de Monday.com tiene preparada muchos tipos de plantillas prediseñadas, que facilitan abordar planificaciones con esta herramienta. Monday.com trabajo remoto
Slack: Esta gente sí que quiso cubrir TODAS las necesidades del trabajo en equipo, pero su principal motivación (según su discurso comercial) es “eliminar el uso del email”.
Cómo tratan de lograrlo? Dando posibilidad de crear “hilos” de conversación, que se nombran con “#” como prefijo (ej.: #proyectoVacaciones) y todos los miembros del equipo suman sus comentarios, adjuntan archivos, enlaces a otras aplicaciones (como Trello, Google Drive, Monday, etc.) y programar recordatorios, que gatillan automáticamente insistentes recordatorios vía email una vez cumplido el plazo.
Miro: Finalmente, nuestro más reciente descubrimiento: Miro.com, que con su sencillo estilo gráfico emulando “un mural de post-it” nos permiten una buena manera de hacer ver a nuestros clientes menos computines, el estado de avance de sus proyectos y los compromisos mutuos (para que no olviden mandar los insumos comprometidos).
Esta herramienta es muy cómoda para equipos interdisciplinarios, no importa el nivel técnico o conceptual diverso, todos entienden este sistema gráfico y hacen sus aportes en línea.
3. Gestión de contenidos:
Sobretodo en tiempos en que nuestros clientes no se están reuniendo con nosotros, no están visitando nuestras oficinas ni tiendas, las redes sociales son cruciales para que no caigamos en el olvido y capturemos negocios de manera no presencial.
CMS: Para nuestro servicio de content management tenemos dos grupos de herramientas: para mantener vivos los sitios Web que nosotros desarrollamos, siempre entregamos a los clientes una sección privada que les permite publicar con facilidad noticias (de una manera mucho más sencilla que WordPress) sin depender del programador que hizo el sitio (nosotros). Pero muchos clientes prefieren enfocarse en el giro de su negocio y nos encargan hacernos cargo de la publicación de novedades y la gestión de sus redes sociales.
Redes sociales: Para esas tareas de Community Manager que publica en las redes sociales (Instagram, Facebook, Twitter, YouTube, etc.), utilizamos Hootsuite, que desde una sola consola nos da visibilidad de todas las cuentas que administramos y nos ayuda a planificar las publicaciones de acuerdo con la estrategia y calendario que definimos con nuestros clientes.
4. Customer Relationship Management (CRM):
Mirado desde el punto de vista del viaje del cliente (customer journey), son varias las formas que tenemos de acompañar a los clientes durante nuestra relación, que nace casi siempre en nuestro caso desde una referencia de otro cliente antiguo.
HubSpot: esta plataforma parte de la base que todo contacto desde nuestros formularios Web merecen un seguimiento y que la comunicación posterior puede manejarse con emailng bien planificados de acuerdo a la maduración de la relación con esos contactos.
Con esa base de datos que se arma en el tiempo, de contactos que realmente mostraron un interés en nosotros, construimos un funnel que tratamos de hacer madurar hasta la concreción de negocios y Hubspot CRM es excelente haciendo ese seguimiento.
Como comentamos antes, Trello y Monday también pueden ser usados en organizaciones menores como plataformas para acompañar el viaje del cliente y dejar registro de todas las interacciones e integrarlas en otras plataformas, solo se necesita ingenio y disciplina para que la información se mantenga accesible y actualizada.
Pero herramientas como Microsoft Dynamics y SalesForce (desde US$25/mes para 10 usuarios) cuentan con una base instalada ENORME alrededor del mundo que usamos con nuestros partners.
Conclusiones:
No hay recetas, no todas las herramientas sirven de igual manera a todas las organizaciones, pero que las hay, las hay. Todas requieren disciplina y planificación, pero nos ayudan enormemente a dejar visibles todas nuestras tareas.
